Fins el 15 de setembre de 2018 conviuran la nova ISO 14001:2015 amb l’antiga 14001:2004.

Durant aquest període caldrà realitzar l’adaptació, per la qual el pla de treball general podria ésser el següent:

• identificació de nous requisits
• pla d’implementació dels nous requisits
• formació i presa de consciència
• actualització del sistema

Finalment, cal certificar la implantació de la versió més recent ja sigui en una auditoria de seguiment o bé de renovació (amb un lleuger increment del temps d’auditoria).

Un cop adaptat a aquesta, es recuperarà el cicle de temps natural de 3 anys.

Avui ho portarem a la pràctica mitjançant 7 senzills passos…

1) Cerca les fortaleses i febleses del teu negoci

Per fer aquest pas, es pot completar un tradicional anàlisi DAFO (Debilitats-Amenaces-Fortaleses-Oportunitats) o bé, de forma resumida, un quadre semblant a aquest:

Evidentment, aquesta taula pot adaptar-se a les peculiaritats del negoci o a les seves preferències personals

2) Assimilació de les observacions

Les febleses representen oportunitats de canvi i millora, mentre que les fortaleses han d’ésser alimentades i desenvolupades.

Per tant, és el torn de donar un cop d’ull a tot allò escrit a la taula i “sentir” què ens comunica.

Per fer això, ens podem ajudar de tècniques per “dur al cos” els pensaments (per exemple, el Focusing), o simplement SENTIR-HO (intentar que, per un cop, la intuïció prevalgui respecte la raó).

Després, contestem les següents preguntes:

-Què indica la visió global que sorgeix? A què li fa pensar?

-La imatge resultant s’alinea amb el somni que havia tingut pel seu negoci?

-Quins grans assoliments i qualitats existeixen a l’apartat de fortaleses?

-Quines oportunitats existeixen a l’apartat de febleses?

3) Ensinistrar el futur

Ara que ja s’ha realitzat una fotografia de la situació actual de l’empresa, és hora de descriure a través de paraules l’estat futur de la teva organització en cadascuna de les àrees de la llista del Punt 1.

Es poden escriure dos o tres oracions a cada apartat.

Tot seguit s’exposen uns quants exemples…

4) Prioritzar les oportunitats i aspiracions

Tot seguit, cal ordenar la llista de “visions temàtiques” realitzada en el punt anterior. I cal fer-ho en base a la importància que els vol donar.

Aquí es poden combinar diverses frases de les trobades que siguin duplicades o descriguin coses semblants.

Igualment, cal repetir l’ordenació fins que senti que és acurada.

Un cop finalitzat, cal agafar les 3-5 primeres frases i construir a partir d’elles un paràgraf cohesionat gramaticalment i sintàctica.

5) Revisar les oracions

Cal procurar que el paràgraf redactat sigui clar, fàcilment comprensible, estigui orientat al futur i usi paraules que reflecteixin els valors, prioritats i somnis corporatius.

Per això ha de respondre favorablement a:

• Pot inspirar el personal i clients?
• Projecta una imatge convincent?
• És realista?
• Està alineada amb els valors de la companyia?

6) Incloure els clients interns en el procés de creació de la visió

Cal obtenir el feedback del personal respecte la visió obtinguda, i si cal fer-hi els canvis oportuns, d’una forma consensuada.

Entenen la visió? Troben sentit basant el seu treball en aquesta?

7) Donar a conèixer la visió

Ja finalitzada, es posarà la frase de la visió allà on pugui ser contemplada per tothom. Principalment les persones més estretament relacionades amb l’empresa (personal, clients, …), però en general amb tots els grups d’interès.

Són els primers passos per aconseguir que la visió prengui vida sota la forma d’objectius assumibles. I estendre una catifa que s’allargui cap a l’horitzó d’un futur tal i com l’havíem somiat.

Basat en l’article “How to create a vision for your business”, de Christopher McMullan

Per tant, què és la visió? Doncs la transcripció de la imatge inspiradora que el negoci aspira assolir. Per dir-ho d’una manera planera, allò que l’empresa vol ser de gran.

És indispensable, doncs, que la conformi una sentència ambiciosa. I tot i que la visió no ha d’explicar com s’aconseguirà arribar allà, sí que cal pensar que s’hauran de realitzar durant la vida de la corporació passos per assolir-la!

Igualment, sabrem que tenim una visió sòlida quan aquesta es mantindrà consistent durant diversos anys, al marge dels canvis d’escenari que es puguin produir. El nostre propòsit ha d’ésser ferm!

Una visió haurà de…

• descriure les aspiracions
• esdevenir una inspiració, tant pel personal com pels possibles clients
• dibuixar un retrat clar en el llenç del futur
• ser realista
• alinear-se amb els valors corporatius

Així, com pot ajudar-me en el dia a dia la visió? Doncs si la tenim ben disposada actuarà com un pilot automàtic d’una aeronau, marcant-me el punt objectiu a assolir. I davant cada desviació o turbulència (segur que n’hi hauran; sempre n’hi ha!), la seva perspectiva ens corregirà la direcció per redreçar-nos.

De la mateixa manera, qualsevol canvi en el sistema de gestió que no estigui fet amb un propòsit que es percebi que va en consonància amb allò que indica la visió, podrà considerar-se una mala inversió. D’aquesta manera, també servirà com a indicador.

A part, en el terreny de la comunicació interna de l’organització, una visió ben explicada motivarà tant els clients interns com externs, realçant les seves accions i inspirant-los, ja que tindran un motiu poderós al darrere pel qual valdrà la pena lluitar.

Alguns exemples de visions de corporacions contrastades són els següents:

Pot resultar un bon exercici consultar els exemples d’altres empreses.

A la segona part d’aquest article, veurem com formular d’una manera completa una bona visió.

Aquest és un comentari recurrent quan es parla d’implantar sistemes de gestió en una Pime o una Micropime.

Tanmateix, principalment en l’àmbit de detecció de les necessitats del client i de satisfacció d’aquestes, un sistema de gestió (principalment de gestió de la Qualitat –ISO 9001, sobretot, o EFQM-, però també pot estar complementat per una ISO 14001 ambiental o una OHSAS de seguretat laboral) pot esdevenir l’immillorable instrument per potenciar tres de les principals fortaleses que una Pime/Micropime atesora:

• Per mida, aquest tipus d’empreses pot oferir una atenció personalitzada, ja que les relacions amb tots els stakeholders és directa. Podem proporcionar a cada client un interlocutor clar que faciliti un diàleg ràpid i efectiu.

En aquest context, un sistema de gestió donarà cohesió a la manera de fer particular de l’empresa (perquè la marca tingui una personalitat pròpia i inconfusible), tot atorgant llibertat al seu personal per relacionar-se amb els clients.

• Pimes i Micropimes reaccionen d’una forma més ràpida a les necessitats del mercat, per així adaptar-se a les tendències del públic objectiu d’una forma més ràpida que una gran empresa.

 Per tant, la captura de les necessitats dels clients i la planificació del disseny dels nous productes o serveis, que queda perfectament parametritzada mitjançant els sistemes de gestió, esdevindrà clau per aquesta veloç adaptació al que el mercat reclama.

• Les empreses de mida continguda són un imant per la innovació, ja que atrauen aquests processos.

En ser pocs els treballadors, les idees que neixen troben poc recorregut fins veure la llum. Així, els procediments de creativitat estan molt afavorits.

I una norma de gestió protocol·litza aquesta gestió del canvi i flexibilitza el mapa de processos de l’organització, fent-lo mal·leable a aquesta continua innovació.

Per tant, l’única diferència entre una bona empresa amb alta capacitat d’inversió i una gran empresa petita solament ha d’ésser que el seu sistema de gestió estigui optimitzat per l’ús que se n’espera i els objectius als quals apunta.

Així doncs, per què no hi ha encara més activitats que decideixin emprar-les?
Segurament una part de la culpa la tenen algunes falses impressions que en aquest article mirarem de comentar mitjançant l’exemple de la norma ISO 14001 de Gestió Ambiental.

En primer lloc, corre per l’imaginari col·lectiu un missatge entre cínic i escèptic sobre aquesta normativa que ve a dir quelcom semblant a que “estar certificat no vol dir que no es contamini, sinó només que, en fer-ho, es documenta”.
Evidentment aquest argument és fals. La ISO 14001 no només té com a objectiu registrar el comportament ambiental de l’organització, sinó també activar fins a la màxima expressió els mecanismes que han de fer disminuir l’efecte nociu de les seves activitats respecte l’entorn.
Això es fa a través de l’observació acurada que s’està complint tota la legislació vigent, proposant i tenint actius els mecanismes que han de contrarestar una possible emergència ambiental (vessaments sobre el sòl, fuites de gas, emissions incontrolades de gasos nocius, etc.), instaurar indicadors clau per al seguiment i anàlisis del rendiment… Però sobretot partint d’una minuciosa identificació i avaluació d’aspectes ambientals que ens permetrà saber allò que prové de les nostres activitats i que pot provocar un greuge a la natura, per així tenir l’oportunitat de controlar-ho i treballar-hi per minimitzar-ho.

Un segon argument que s’utilitza és el que pronuncia que aquest tipus de certificacions són únicament per grans empreses.
En realitat, una de les virtuts de la sèrie ISO és que són aplicables per tot tipus de companyies: des d’una gran multinacional al professional autònom sense altres treballadors al seu càrrec; des d’una central nuclear, a la fruiteria del costat de casa.
L’únic requisit és voler impulsar a l’organització una eina que serveixi com a brúixola per a marcar el ferm compromís mediambiental que la seva responsabilitat social corporativa li indica, i a part obtenir-ne el benefici d’una apreciació positiva per part dels stakeholders o parts interessades: personal propi, proveïdors, clients efectius o potencials, administració, etc.
De fet, avui la popularitat de la ISO 14001 gairebé iguala la de la seva famosa i respectada germana ISO 9001 de Gestió de la Qualitat.

Finalment, alguns també retreuen la dificultat que suposa pel que fa a recursos (sobretot per a una empresa de mida continguda) la implantació i posterior manteniment d’una norma com la ISO 14001.
Res més lluny de la realitat. Per diverses raons…
Per començar, si la corporació disposa ja de la norma ISO 9001 es poden compartir molts dels procediments i registres d’aquesta per a la gestió ambiental, ja que la forma i el nucli estructural entre ambdues normatives són idèntiques. En aquest cas, solament hauríem d’afegir al sistema els (pocs) protocols específics de 14001.
I en cas d’haver de partir “de zero”, el que cal tenir cura és d’implantar d’una forma efectiva la ISO 14001 a l’empresa en qüestió, i no pas “fer-li entrar amb calçador”. I és que aquest és el problema que dóna mala fama als sistemes de gestió: cal que la norma que hem adoptat voluntàriament es posi al servei de l’organització i dels seus treballadors, com una eina més. Però a vegades passa el contrari i per culpa d’una mala implantació s’acaba amb una empresa que acaba treballant pel seu sistema de gestió. Això és el que cal prevenir.

Tampoc en termes econòmics la ISO 14001 suposarà un greuge.
Primerament perquè, com hem comentat, amb una bona planificació les hores anuals dedicades a la seva gestió seran menyspreables.
La despesa monetària major que caldrà fer és, en cas que es vulgui un assessorament extern a l’hora d’implantar, la contractació d’una consultora externa amb experiència en aquests menesters (i l’import d’això tampoc no és tant. Consulti’ns sense cap compromís!).
Però sobretot, es veu que no hi ha un problema econòmic (més aviat al contrari) en disposar de la ISO 14001 quan calculem l’estalvi econòmic que un bon comportament mediambiental representarà. I és que ens ajudarà a reduir els consums energètics, minvar l’ús d’aigua, produir menys residus i aigües residuals… i això significa estalvi.

Com a incís final, en un aspecte ètic i de valors, el simple fet d’haver abraçat (amb convicció, és clar) una norma d’aquest tipus ja significa que l’adoptant persegueix l’esperit de millora contínua i que vetlla per l’aire que respirem, l’aigua que bevem o els paratges que ens acullen.
I això, encara que estiguem immersos en un entorn on predominen comptes, productivitat i rendiments, no deixa de tenir un valor colossal.

L’animació adjunta (clicar aquí), realitzada per la NASA, mostra una evolució de les temperatures de la superfície terràqüia des de l’any 1950 fins als nostres dies.

I s’observa una acceleració de l’augment de graus centígrads a partir de finals de la dècada dels 1970s, precisament quan les emissions de gasos d’efecte hivernacle van augmentar a conseqüència que s’incrementaren les necessitats d’energia arreu del planeta i, alhora, s’havia reduït amb regulacions l’emissió d’alguns contaminants que havien tingut fins aquell moment un efecte refredador del clima.
Aquesta relació causa-efecte, una de les moltes que podríem establir entre l’activitat humana i el nostre entorn, ha d’ésser motiu suficient com perquè no tinguem cap dubte a l’hora de minvar la repercussió de les nostres accions respecte el medi ambient.

A nivell personal, separem els residus per afavorir-ne el reciclatge, a l’hora de triar un sistema per escalfar les nostres llars o un cotxe nou cerquem preferentment aquell que gasta menys (fet que és positiu tant per la naturalesa com per la butxaca), controlem l’energia que emprem per consumir menys recursos, etc.

I l’empresa, com s’ho fa per dur a terme aquesta responsabilitat?
Doncs, bàsicament, partint de la premissa que una corporació no és més que un grup de persones amb l’objectiu comú de crear un producte/servei, una organització no hauria de fer gaire cosa diferent que un individu sol.

Però a la pràctica, una corporació té el deure d’estandarditzar processos, i que tots els integrants facin les coses, a més de bé, de la mateixa manera.
Això s’aconsegueix, per exemple, adoptant la visió que proporcionen unes normes de prestigi en l’àrea mediambiental com són la ISO 14001 o el reglament europeu EMAS.